在宅勤務のデメリットは？企業・従業員の視点で解説！対策も

在宅勤務を行っている企業が増えたことで、自社でも在宅勤務を取り入れようと考えていませんか？在宅勤務は企業と従業員の双方にメリットが多い一方で、コミュニケーション不足やネット環境、セキュリティ面などの課題も多くあります。そのため、導入する前には対策方法を考えておきましょう。

この記事では在宅勤務のデメリットとその解決方法を詳しく解説します。具体的な方法を解説していますので参考にしてください。

在宅勤務のデメリット

在宅勤務で起こる可能性があるデメリットは以下の10項目です。

• 仕事プライベートの境目が曖昧に

• 周囲とのコミュニケーション不足

• 業務の進捗管理が困難

• 集中力と生産性の低下

• 運動不足によるカラダへの影響

• メンタルヘルスの課題

• 情報セキュリティの懸念

• ネットワーク環境への懸念

• 勤怠管理や人事評価の見直しが必要

• 押印が必要な書類業務が止まる

それぞれを解説します。

仕事とプライベートの境界が曖昧に

仕事場所が自宅になることで、仕事とプライベートの境界が曖昧になってしまうケースがあります。例えば、朝起きてから寝るまでずっと仕事をしたり、休憩中もパソコンをしたりしてプライベートが犠牲になってしまうこともあります。反対に仕事に集中できずにダラダラしてしまって結局仕事が進まなかったということもあるでしょう。

このように在宅勤務では自己管理ができないとメリハリのない生活になってしまうため、作業スペースを分けるなどの工夫が必要です。

周囲とのコミュニケーション不足

在宅勤務になると、雑談の機会が減ることで作業に集中しやすくなりますが、一方で周囲とのコミュニケーション不足に陥りやすくなります。オフィスで仕事をしていれば、チーム内でも自然と会話が生まれて親睦を深めたり、アイデアが生まれたりしますが、在宅勤務ではメンバー同士の交流が希薄になりがちです。

メンバーの状況が把握しにくく、円滑に業務を進められなくなってしまうことも予想されます。そのためWEB会議ツールやチャットツールを導入してコミュニケーション不足を防ぎましょう。

業務の進捗管理が困難

在宅勤務になると、オフィス勤務と異なりメンバーの働く様子がわからないため業務の進捗管理が困難になります。すると、成果につながる行動が可視化しにくくなるため業務評価にも影響します。正しく評価できないことで、昇進や昇給が遅れる可能性もあるでしょう。

在宅勤務で業務の進捗が分かりにくくなるときは、タスク管理ツールを活用して個々の案件の進捗状況を管理します。必要に応じてWEB会議を行うことで報連相もしやすくなるでしょう。

集中力と生産性の低下

在宅勤務は、一人で黙々と作業ができるため集中して仕事ができ、生産性がアップするメリットがあります。一方で、上司や他のメンバーの目が行き届かないため、仕事のモチベーションが保てずにダラダラと過ごしてしまい、生産性が低下する人もいます。

日本日本労働組合総連合会の調査によると、「仕事とプライベートの時間の区別がつかなくなること」では「あった」と回答した人が 71.2%あり、モチベーションの低下を感じる人がいることも分かっています。

集中力と生産性を低下させずモチベーションを維持するためには、毎日WEB会議の時間を作りチームで密なコミュニケーションを取りましょう。

出典：日本労働組合総連合会｜テレワークに関する調査2020

運動不足によるカラダへの影響

在宅勤務で通勤の負担がなくなることで運動の機会が減って運動不足になる可能性があります。例えば、長時間のデスクワークで肩こりや腰痛、頭痛、眼精疲労、血流が悪くなるなどの不調が起こったり、自宅にいる時間が増えることで筋肉量が減ったりする場合があります。

運動不足を改善するためには、これまでの通勤の時間を使って気軽にできる運動を取り入れてみましょう。例えばストレッチやヨガ、エクササイズをして体をほぐしたり、1時間に1回は席から立つようにして筋肉を使うことを意識しましょう。

メンタルヘルスの課題

在宅勤務になると気軽に相談できる場がなくなるため、コミュニケーション不足による孤独感を感じやすくなります。また、お互いの進捗状況を把握できなくなることで業務に偏りが生じて、業務量が増えてしまうこともあるでしょう。こうした小さなことの積み重ねがメンタルヘルスに影響を及ぼすこともあります。

在宅勤務でのメンタルヘルスへの対策は、上司との定期的なチャットやオンライン面談で心身の状態を確認します。必要に応じて産業医などとの面談も行いましょう。

出典：厚生労働省｜テレワークにおけるメンタルヘルス対策のための手引き

ネットワーク環境への懸念

在宅勤務では必ずインターネットを使用するため、ネットワーク環境の整備が必要不可欠です。自宅の回線をそのまま使うと、通信速度が遅くメールの送受信に時間がかかったり、ネット検索で度々エラーが出たり、WEB会議で途切れ途切れになるなどのトラブルが起こることもあります。

そのため、在宅勤務をするときは光回線などの高速のネット回線を使用しましょう。在宅勤務を快適に行うためには、10〜30Mbps程度の回線速度が必要です。

勤怠管理や人事評価の見直しが必要

管理職の場合は、チームメンバーや部下が在宅勤務になることで、作業の進捗状況や勤務態度が把握しにくくなり、正当な評価が難しくなる可能性があります。管理職にとって、成果につながる行動が可視化しにくくなるため、オフィス勤務以上にメンバーに気を配る必要があります。

しかし、そうは言っても常にメンバーの勤怠を把握するのは困難です。タスク管理ツールやWEB会議ツールなどを導入しつつ、これまでの評価制度の見直しを行いましょう。

押印が必要な書類業務が止まる

在宅勤務が増えると、押印が必要な書類業務が滞ってしまいます。出社のタイミングで押印していては、日数がかかりすぎてしまい業務に支障が出ることも考えられるでしょう。

近年ではペーパーレス化もずいぶんと進み、電子印鑑などで対応できるようになってきました。ワークフローを見直しながら、ペーパーレス化を進めましょう。クラウド上で押印に対応できるツールも多くあるため、そうしたものも活用してみてください。

在宅勤務のデメリットを解決する方法

在宅勤務のデメリットを解決するためには、以下の方法を取り入れてみましょう。

• 快適な作業環境の整備

• 効率的なタスク管理ツールの選定

• 健康管理のための取り組み

• 評価制度の見直し

• コミュニケーションツールの活用

• テレワーク監視ツールの導入

• 仮想オフィスサービスの導入

• 在宅勤務に適したセキュリティ対策

• ペーパーレス化を検討

それぞれを解説します。

快適な作業環境の整備

快適な在宅勤務を実現するためには、自宅の労働環境を整えましょう。在宅勤務で必要なものは以下の通りです。

• ネット環境

• パソコン

• イヤホン

• カメラ

• デスク

• 椅子

在宅で仕事をするときはオンオフをつけるために仕事専用のデスクと椅子を用意します。ダイニングテーブルなどを使うと、座り心地が悪かったり高さが合わなかったりして作業効率が落ちてしまうことも。そのため、専用のデスクを用意して作業に集中しやすい空間を作りましょう。

効率的なタスク管理ツールの選定

自宅でもオフィスと同じように効率よく仕事をするためには、タスク管理ツールを使用しましょう。タスク管理ツールを導入すれば、その日にやるべき作業をリスト化して、進捗も管理してくれます。その日何をすればいいかが一目でわかるため、効率よく作業ができるでしょう。

タスク管理ツールは自分の業務を効率化できるだけでなく、チーム全体の業務効率も高められます。誰がどのタスクを行っており、どのくらい時間がかかっているかもわかるため、メンバーで協力しやすくなります。無料のツールもたくさんあるため、使いやすいものを選びましょう。

健康管理のための取り組み

在宅勤務になると運動不足になりやすく、従業員の健康管理もしにくくなります。そのため、継続的に従業員の健康状態を把握するシステム作りを行いましょう。

具体的には以下の施策を行います。

• 労働時間の管理

• コミュニケーションルールの設定

• 相談窓口の設置

在宅勤務中はオンオフの切り替えが難しくなって長時間労働が発生しやすいため、勤怠管理システムを導入して労働時間を管理します。また朝礼・夕礼、定期的なオンラインミーティングを設定してコミュニケーション不足を解消します。

そして、何かあったときに相談できる相談窓口を設置します。上司や同僚に相談しにくい場合もあるため、社外の専門家に相談できる環境を作りましょう。

評価制度の見直し

在宅勤務になると、業務の進捗状況が見えにくくなるためこれまでの評価制度を見直す必要があるかもしれません。最近では、成果主義にもとづいた目標管理制度（MBO）が主流になりつつあります。

作業の進捗状況や業務プロセスを把握できるツールなども活用しながら、新しい評価制度を策定することで、在宅勤務に適した正当な評価が行えるようになるでしょう。他社の評価制度も参考にしてみてください。

コミュニケーションツールの活用

コミュニケーション不足になりやすい在宅勤務ではWEB会議ツールやチャットツールなどの導入が必要不可欠です。ほかにも社内SNSや社内Wiki、電子広報など業務に合わせたコミュニケーションツールを活用してみましょう。

特にチャットツールの活用は、これまで電話やメールでコミュニケーションを図っていたときよりもレスポンスがしやすく、コミュニケーションを取りやすくなることが分かっています。進捗管理ツールと合わせてぜひ活用したいツールです。

テレワーク監視ツールの導入

在宅勤務では直接従業員の働きぶりを見ることができません。そのため、サボっている場合でもその状況が分からないため、業務量が少ない割に時間がかかっているということもあります。そのような場合には、テレワーク監視ツールを導入して従業員の利用状況を確認しましょう。

テレワーク監視ツールは、従業員のパソコンにインストールすれば利用状況をタイムラインに沿って自動記録できます。オフィスと同じように誰かに見られているという感覚を持つことで適度に緊張感を持って仕事ができるでしょう。

仮想オフィスサービスの導入

仮想オフィスサービスとは、オンライン上に仮想的なオフィス空間を提供するサービスです。在宅勤務ではどうしてもコミュニケーション不足の課題がありますが、この仮想オフィスサービスを活用することで、ネットワークを通じて従業員同士が同じ空間で働くことができます。メンバー同士のつながりを意識したい場合に取り入れてみましょう。

仮想オフィスサービスでは、メンバーの出勤・退勤状況や雑談ルームの提供、チームチャット、掲示板などの機能が利用できます。

在宅勤務に適したセキュリティ対策

企業ではこれまでもさまざまな方法でセキュリティ対策を行っていることと思いますが、在宅勤務になると思わぬセキュリティ面のトラブルが発生します。そのため、在宅勤務を想定したセキュリティ対策を行いましょう。

在宅勤務ですべき対策は、システム設定変更作業のクロスチェックのサポートやテレワーク端末の不正操作の防止、端末のマルウェア感染対策などです。特にセキュリティ対策はインシデントが起こる前に対策を講じることが大切になるため、在宅勤務を導入する前に十分な対策を行いましょう。

ペーパーレス化を検討

在宅勤務でネックになるのが紙書類への押印です。デジタル化された書類であれば、紛失による情報漏洩へのリスクも少なくなり、押印においてもスピーディーに対応できます。

ペーパーレス化は在宅勤務の有無にかかわらず、企業にとって多くのメリットをもたらします。日本はまだまだハンコ文化が根強いですが、在宅勤務の導入を機にペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか？

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まとめ

在宅勤務はまだまだ課題がたくさんありますが、それぞれ対策を講じることでデメリットを最小限にとどめることができます。快適な在宅勤務のためにはさまざまなITツールを上手に活用して、メンバーとコミュニケーションを図りましょう。

また、健康管理のためには、適度な運動も大切です。自宅にいる時間が増えるため意識して外出する機会を作りましょう。作業に集中できないときは、快活CLUBを利用してはいかがでしょうか？